A szokásos egyházi anyakönyvi másodpéldányokat hatalmas mennyiségben találjuk meg a püspöki (érseki) levéltárban. Méretüknél fogva ezeket csak speciális tárolókban lehetne elhelyezni. Ezek beszerzésére még nem volt anyagi lehetőség, ezért a másodpéldányok plébániánként betűrendbe rakva, csomókban találhatók a polcokon. Az alábbiakban a plébániák nevét, valamint az első és jelenleg utolsó anyakönyvek évhatárát adjuk meg, valamint közöljük a hiányzó évek adatait is. A felsorolást Bernád Rita készítette. Kutatása a fennálló egyházi jogszabályok szerint lehetséges.
Az egyházban jól ismert kánoni látogatásokról készült jegyzőkönyvek a levéltárban 1711-től maradtak meg. A 18. századból 20, kötetbe gyűjtött jegyzőkönyv áll rendelkezésünkre, de állapotuk és anyagvédelem miatt ezeket is savmentes dobozokban helyeztük el. A 19. század első feléből viszonylag nagy számban maradtak meg jegyzőkönyvek, a második feléből azonban jóval kevesebb. A 20. század első feléből sem találunk anyagot ebben az állagban. Az utolsó 14 dobozban már az 1945 után végzett visitatiok jegyzőkönyveit helyeztük el. Az anyag mindenki által ismert jelentős forrásértékére e helyütt nem kívánok kitérni. Mivel ez az anyag elsősorban helytörténeti szempontból kiemelt jelentőségű, ezért a legkülönbözőbb kötetekből az egy-egy plébániára vonatkozó forráshelyekről mutatót közöl a sorozat következő kötetében Bernád Rita. Az iratanyag ezen mutató segítségével, illetve egyenkénti átnézéssel kutatható.
A püspöki levéltárban igen jelentős mennyiségben és majdnem hiánytalanul maradtak meg az egyes esperesi kerületekből beküldött számadások az 1896 és 1952 közötti évekből. Itt is érdemes megemlíteni, hogy hasonló jellegű beszámolók a korábbi években is készültek, de azok a püspöki hivatal iktatott iratai között találhatók. Az itteni források általában formanyomtatványok, amelyeket kötelezően kellett az egyes esperességekből beküldeni. Az anyagban sok pénzügyi vonatkozású irat is található, pénztári naplók, zárszámadások és egyéb kimutatások. Az iratok és nyomtatványok kezdetben magyar nyelvűek, 1941 után magyar és román nyelvűek. Az iratok a raktári egységek egyenkénti átnézésével kutathatók.
Az egyházmegye különböző plébániáin a 19. század második felétől nyilvántartották és külön kezelték a misealapítványokra vonatkozó iratokat, elszámolásokat, levelezéseket. Az állagot a plébániák betűrendjében rendeztük, de felhívjuk a figyelmet arra, hogy e témakörhöz kapcsolódó iratok még a levéltár más fondjaiban is találhatók. A magyar nyelvű iratok között alapítólevelek, elszámolások, gazdasági és más jellegű iratok találhatók. Helytörténeti és társadalomtörténeti kutatáshoz az állag igen érdekes lehet. A plébániák, illletve a települések neve szerint, egyenkénti átnézéssel kutatható.
Az egyes plébániákon püspöki rendelkezés alapján időnként felmérték a plébánián található iratok jegyzékét. Az anyagnak főleg levéltártörténeti jelentősége van.
A levéltár leginkább gyűjteményes jellegű állaga. Itt már csak arra volt módunk, hogy a teljesen vegyes egyedi iratokat, kéziratokat, nyomtatványokat lehetőség szerint időrendbe rendezzük és az alábbiakban ezekről, ha nem is teljes, de viszonylag részletes jegyzéket adjunk. Az iratok a közölt jegyzék alapján csak egyenkénti átnézéssel kutathatók.
Ebben az állagban röviden meghatározzuk az egyes raktári egységekben található iratok tematikáját, s az anyag ennek alapján egyenkénti átnézéssel jól kutatható.
A gyulafehérvári püspökhöz, illetve az érsekhez évente nagyon nagyszámú üdvözlő lévél, képeslap és hasonló jellegű küldemény érkezik a legkülönbözőbb hazai és külföldi személyiségektől. Forrásértéke látszólag csekély, de megőrzése indokolt, mert későbbi jelentőségük előre nem határozható meg, másrészt kordokumentumnak számítanak.
Az erdélyi románok uniójára és az örmény katolikusokra a levéltár sok más fondjában is lehet adatokat találni. Ezeket a külön kezelt, latin, magyar, román, francia és német nyelvű iratokat indokoltnak láttuk külön állagban elhelyezni. Egyenkénti átnézéssel kutathatók.
Erdély jelentős területein a katolikusság szórványnak számított és ma is az. A szórvánnyal való speciális foglalkozás esetenként külön tanácskozások témája volt. Ezzel kapcsolatos iratok a második világháború idejéből és a közelmúltból is előkerültek.
A Főegyházmegyei Levéltár rendezésének megkezdésekor a korábbi feldolgozások során egy több száz csomónyi olyan iratot találtunk, amelyet vegyesnek minősítettek és így őrizték. A rendezés során ennek jó kétharmadát, vagy annál is többet sikerült eredeti helyére visszaosztanunk, vagy új fondokba, illetve állagokba sorolnunk. A munka végeztével is maradt mintegy száz doboznyi olyan dokumentum, amelyet máshová besorolni nem tudtunk. Ez a gyűjteményes jellegű fond különböző forrásértékű iratokat tartalmaz. Néhány témát kiemeltünk, de a többség a raktári egységeknél közöltek alapján kutatható.
A Püspöki Hivatalba nagyon sok középiskola és más tanintézet is megküldte nyomtatásban megjelent értesítőit. Az anyag könyvtári jellegű, s mint ilyen más közgyűjteménybe is elhelyezhető lett volna. Ugyanakkor figyelembe vettük, hogy olyan periódikákról van szó, amelyek ma már igen ritkák és esetenként a könyvtárakból is hiányoznak, miközben fontos iskolatörténeti adatokat tartalmaznak. Az állag az értesítők egynkénti kikérésével kutatható.
A máshová be nem sorolható, legkülönbözőbb tárgyú tanügyi iratokból külön állagot alakítottunk ki. Az egyes raktári egységeknél közöljük a bennük található iratok röviden megfogalmazható tárgyát. Az iratok csak egyenkénti átnézéssel kutathatók.
A két világháború közötti időszakban külön gyűjtőkben tartották a katolikus iskolákban alkalmazott tanárok személyi nyilvántartásait és legtöbbször az alkalmazáskor beadott személyi okmányokat. A magyar és román nyelvű források csak egyenkénti átnézéssel, s a személyiségi jogokra vonatkozó jogszabályok betartásával kutahatók.
Az egyházmegyei tanítók fegyelmi ügyeit a megnevezett fórum tárgyalta. A magyar nyelvű iratok levelezésből, jelentésekből és jegyzőkönyvekből állak. 1910 és 1938 között saját iktatókönyvet vezettek. Egyenkénti átnézéssel kutatható.
A két világháború között működő tanítói önsegélyző egyesületnek elsősorban gazdasági jellegű iratai, (vagyonkimutatások, nyugták) valamint levelezése maradt meg. A magyar és román nyelvű iratok átnézéssel kutathatók.
Az előző állaghoz hasonlóan e jegyzékeket is az iktatott, illetve nem iktatott iratok közül gyűjtöttük ki. Forrásértéke csekély, a tulajdonos megtartásukat kérte. Egyenkénti átnézéssel kutatható.
Mivel az iratok között nagy mennyiségben kerültek elő táblázatos és szöveges iskolai költségvetések, pénzügyi számadásokból, ezekből egy önálló állagot alakítottunk ki. Az iratok egy része kerületenként van csoportosítva, a nem ide tartozókat a kutató időrendben találja. Az állag egyenkénti átnézéssel kutatható.
Az első világháború után Romániához került egyházmegyében Kolozsváron állították fel a Tanügyi Osztályt, amely az erdélyi katolikus iskolaügy adminisztrálását végezte. Az iratanyag rendkívül érdekes és művelődéstörténeti szempontból jelentős forrásértékű, nem csak az egyes iskolákkal, de általában a kor oktatáspolitikájával kapcsolatban. 1933-ig viszonylag kevés irat maradt meg, utána az anyag teljesnek mondható.
Az állagot a rendezés során megtalált, legkülönbözőbb iskolák működésére vonatkozó jelentésekből, nyomtatványokból, táblázatokból, iskolai statisztikai adatokból állítottuk össze. Az iratok nyelve kezdetben latin, az 1870-es évektől már magyar, az 1930-as évektől kezdve pedig sokszor kétnyelvű, magyar és román. Az állag iskolánként is rendezhető lenne, az azonban a mostani fázisban nem volt lehetséges. Az anyag jelenleg időrendben és egyenkénti átnézéssel kutatható. Helytörténeti, iskolatörténeti és művelődéstörténeti kutatásokhoz jól használható.
Az egyházmegyei tanfelügyelőség saját iratkezelése kezdetben néhány iratra terjedt ki. Az iratokon érkeztetési dátum és „A” betűjel mellett sorszámozás található. Az első tanfelügyelő Grieb András volt, az iratok általában a Guberniumtól érkező leiratok, többségében latin, a jozefinizmus korában német nyelvűek. Az iratok száma egészen 1816-ig nem haladja meg az évenkénti 20 ügyiratot, majd a húszas évek végétől fokozatosan növekszik. Az „Acta Directoralia”, vagy „Acta Scholastica” névvel jelölt iratok iktatásánál az 1820-as évektől „S” betűt, vagy „Schol.” rövidítést is alkalmaztak. Az iratok nyelve még 1848-ban is döntő többségében latin. Az állag anyagában szinte minden erdélyi középiskolára találunk adatokat, különösen sokat a kolozsvári líceummal kapcsolatosan. A tanügy szabályozásával, iskolák ellenőrzésével kapcsolatos iratok is találhatók az anyagban. Az állag anyagában korabeli segédletek maradtak meg 1779-től 1821-ig az iratok tárgyát latinul tartalmazó listák, majd 1837-től 1846-ig bekötött latin nyelvű protokollumok. 1836 és 1846 között egy másik latin nyelvű segédlet is rendelkezésre áll, amelyben az iratok tárgya mellett az elintézés módjára való feljegyzés is található. Összességében az iratok kutatásához mégis az egyenkénti átnézés ajánlható, tekintettel az állag nem túl nagy mennyiségére.
A püspöki levéltáron belül 1773-tól kezdődően találkozhatunk először a tanügyi vonatkozású iratok elkülönítésével. A dátum egybeesik a jezsuita rend megszűntetésével és a magyarországi, valamint az erdélyi oktatásügy alapos átalakításának kezdetével. A Tanfelügyelőség az egész erdélyi katolikus oktatás, tehát az elemi-, és középfokú iskolák kérdésével, a tanítók, tanárok ügyeivel és minden más, ezzel kapcsolatos kérdéssel foglalkozott. Tanügyi iratok esetenként maradhattak a püspöki hivatalban, bár ezeket a rendezés során igyekeztünk elkülöníteni. A Tanfelügyelőség abszolitizmus-, és dualizmuskori külön irattárát nem tudtuk kialakítani, ebből az időből ugyanis hatalmas mennyiségű inkább tematikusan rendezhető iratanyag maradt fenn, amelyeket különféle állagokban helyeztünk el. Ezeken kívül is maradt egy vegyes, máshová be nem sorolható csoport, amelyet a kutatónak külön kell átnéznie. A fond anyaga igen jelentős Erdély művelődés-, és iskolatörténete szempontjából. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a Katolikus Státus levéltárában is igen sok tanügyi vonatkozású irat található.
Az iratanyag igen nagy mennyiségben, de nem csekély hiányokkal maradt ránk. A Szentszék iratait évtizedekig a székesegyház tornyában őrizték, ahol az anyag beázott és egy része elpusztult. A megmaradt iratokat fertőtleníttettük, de restaurálásukra nem volt mód, a forrásérték ezt nem is mindig indokolja. Az 1765 előtti évekből csak néhány irat maradt meg, s a legnagyobb pusztítás a reformkori iratokat érte. Az 1820 és 1836 közötti időszakból az eredeti iratoknak csak töredéke maradt ránk. Ugyancsak kevés az irat az 1955–1970 közötti évekből, sőt az 1980-as évekből is. Az állag anyaga az elmúlt évtizedekben teljesen szétesett. Nagyon nagy munkával megpróbáltuk az eredeti irattári rendet helyreállítani, de a több éven át esetleg egybetartozó ügyiratok esetében ez nem mindig sikerülhetett. Mutatókönyvek csak 1893-tól maradtak meg, így addig a latin és magyar nyelvű iratok csak egyenkénti átnézéssel kutathatók, később a segédletek felhasználásával.
A latin nyelvű jegyzőkönyvek 1739-től maradtak meg. A Szentszék hivatalszerű működése tehát Sorger Gergely püspöksége idején kezdődött meg. A jegyzőkönyvek 1781-ig két párhuzamos sorozatot alkotnak (vicariale és consistoriale), s kötetes formában maradtak meg. Ezután 1800-ig jegyzökönyvek nincsenek, 1801-től pedig a megmaradt iratok melletti nyilvántartásokból állítottuk össze a sorozatot. 1845-től 1937-ig csupán az 1895–1901 közötti jegyzőkönyvek hiányoznak. A kötetek az 1845-től meglévő tárgymutatók segítségével, illetve egyenkénti átnézéssel kutathatók.
Kezdetben a tanácsüléseken az egyházmegye legkülönbözőbb ügyeit intézték, s a döntésekről jegyzőkönyveket készítettek. Ezek Protocollum Vicariale, vagy Protocollum Consistoriale néven illetve külön megnevezés nélkül, szinte hiánytalanul maradtak ránk 1937-ig. A Szentszék elé került ügyek jelentős részét tették ki a házassági perek, amelyek gyakran hosszú évekig elhúzódtak. Sokszor foglalkozott a Szentszék a papok és egyházi alkalmazottak fegyelmi ügyeivel is. Feljebbviteli fórumnak az 1930-as évekig a Kalocsai Érseki Főszentszék számított, így fellebezéssel oda is kerültek erdélyi szentszéki ügyek. A mai Kalocsai Érseki Levéltárban 1867 és 1937 közötti évekből kevesebb, mint egy folyóméternyi erdélyi szentszéki feljebbviteli irat található. Az iratok nyelve döntő többségében latin, ugyanakkor minden korból a vallomások, a tanúk meghallgatása magyar nyelven zajlott, s ezek igen érdekesek társadalomtörténeti szempontból. A házassági ügyek iratai csak 100 év eltelte után kutathatók.
E fondban a püspöki levéltárban talált, különböző egyházi és vallásos egyesületre vonatkozó forrásokat helyeztük el. Felhívjuk a figyelmet, hogy ezen iratokon kívül, számos más forrás található az egyesületekre az iktatott iratok között, valamint a sorozat későbbi köteteiben publikálandó plébániai levéltárakban. A döntő többségében magyar nyelvű iratok az erdélyi katolikus társadalmi élet fontos forrásai. A raktári egységekben a felsorolt egyesületek szabályzatai, „alkotmányai”, anyakönyvei és jegyzőkönyvei és különféle statisztikák találhatók. Az iratok és kötetek egyenkénti átnézéssel kutathatók.
Az erdélyi egyházmegyéről már az 1760-as években jelent meg nyomtatott sematizmus, majd a későbbiekben ezek folyamatosan láttak napvilágot. Az állagban a dualizmus korától kezdve azokat a részben nyomtatott, részben kéziratos dokumentumokat helyeztük el, amelyeket a később nyomtatásban megjelent munkák elkészítéséhez használtak fel. Kisebb forrásértékű, egyenkénti átnézéssel kutatható.
A levéltárban talált nem iktatott teljesen vegyes anyagot lehetőségünkhöz képest visszaosztottuk a proveniencia elvének figyelembe vételével. E rendezés után is maradt, hat doboznyi olyan irat, amelyet a mai levéltárban nem lehetett máshová besorolni. Az állag címe is erre utal és az iratok a dobozokban egyszerű kronológiai rendben vannak elhelyezve. Az 1716 előtt keletkezett iratok rövid tartalmát a második kötetben közli Bernád Rita, az állag kizárólag egyenkénti átnézéssel kutatható.
Az első világháborúban Románia 1916. augusztus 27-én hadat üzent az Osztrák-Magyar Monarchiának és csapatai a Vöröstorony szoroson át benyomultak Erdélybe. Szeptember elején többek között elfoglalták a katolikusok lakta Csík megyét is és az elfoglalt vidékekről sokan menekültek el a belső erdélyi területekre. Az állami intézkedések mellett, az Erdélyi Püspökség is menekültügyi kirendeltséget állított fel, amelynek csekély mennyiségű iratanyaga került elő a rendezés során. A forrás érdekessége és a kirendeltség külön iratkezelése indokolta külön állagban való elhelyezést. Az iratok a megmaradt iktatókönyv segítségével és átnézéssel kutathatók.
Az állagot különféle helyekről előkerült és az egyházmegyei zsinatokra vonatkozó dokumentumokból alakítottuk ki. Különösen érdekes az 1822-es zsinatra vonatkozó anyagrész, itt megmaradt a könyv alakban bekötött zsinati napló. Az 1848-as zsinati jellegű tárgyalások dokumentumai mellett, a legtöbb anyag már a rendszerváltás után, az 1990-es években keletkezett. A korai iratok latin és részben magyar nyelvűek, az újabbakban latin, román és olasz nyelvű dokumentumok is találhatók. Egyenkénti átnézéssel kutatható.
Az állag anyagát részben a nem iktatott iratok között megtalált népmozgalmi adatokat tartalmazó iratokból, részben a 20. században már évenként folyamatosan meglévő ilyen jellegű jelentésekből alakítottuk ki. A 19. századból az állagban csak töredékesen találjuk meg az erdélyi katolikusság számának változására vonatkozó adatokat, a 20. századi anyag, hiánytalannak mondható. Az iratok nagy része táblázatos kimutatás, népesség-összeírás, estenként szöveges jelentés. Az iratok nyelve latin, magyar és román. Kutatás elsősorban időrendben, azon belül a plébániánként lehetséges.
A korábbi rendezések során készített különböző irattári segédleteket, iratjegyzékeket helyeztünk el ebben a sorozatban. Az anyagnak inkább levéltártörténeti jelentősége van.
A leggyakrabban kutatott püspöki hivatal iratanyagának iktatói és mutatói 1917-ig latin nyelvűek. 1918-tól napjainkig már magyar nyelven szerkesztettek. Az iratoknál már említettük, hogy mely évekből hiányoznak az iktató-, illletve a mutatókönyvek. Használatuk a kutatáshoz nélkülözhetetlen. A 18. századból az iktatókönyvek 1792-ig, a mutatókönyvek 1768-ig maradtak meg. A rossz elhelyezés következtében a 19. század első feléből megsemmisültek. Az 1793–1800, 1810–1812, 1814–1823 és 1832–1841 közötti évekből az iktatókönyvek hiányoznak. Az 1839-es és 1841-es évből csak mutatók maradtak meg. Ezen évek esetében csak az iratok egyenkénti átnézését tanácsolhatjuk. 1842-től napjainkig a segédkönyvek sorozata hiánytalan és ezek segítségével a kutatás az érvényes szabályok alapján történhet.
A levéltár rendezésekor ezt az anyagot külön találtuk meg és fokozatosan sorozattá bővült. A sorozat időrendileg majdnem teljes, csak 1777, 1778 és 1780 hiányzik Forrásértéke változó. A döntő többségében latin nyelvű iratok egyenkénti átnézéssel kutathatók.
